Грешки в бизнес писмата | dLambow

(Mistakes in business letters) -

Какви са най-честите грешки в бизнес писмата?

Какво е бизнес писмо?

Бизнес писмото е писмо от една фирма до друга или от фирма до нейните клиенти или до други външни лица или институции. Общият стил на писмото зависи от отношенията между заинтересованите страни.

Грешки в бизнес писмата (Mistakes in business letters)

Това е важен инструмент за поддържане на професионални взаимоотношения и осигуряване на ясна комуникация между бизнеса. Бизнес писмото трябва да бъде добре написано, кратко и лесно за разбиране. Също така трябва да следва конкретен формат и да използва официален език и тон.

Най-честите грешки в бизнес писмата

Ето пет често срещани проблемни области, за които трябва да следите в бизнес писането си:

• - Не стигате до същината бързо и ефективно.
• - Правописни грешки.
• - Непоносимо дълги изречения.
• - Злоупотреба с апостроф.
• - Грешна структура на писмото.

А сега ето в повече подробности кои са най-честите грешки в бизнес писма и как да ги избегнете:

Неподходящ или липсващ поздрав

Трябва да използвате уважителна и подходяща форма на обръщение към получателя, като например “Уважаеми г-н/г-жа/г-ца”, “Скъпи колега/партньор/клиент” или “Здравейте”. Не използвайте неформални или фамилни поздрави, като например “Здрасти”, “Хей” или “Чао”.

Неправилно или липсващо заглавие

Трябва да напишете кратко и ясно заглавие, което отразява темата или целта на писмото. Не използвайте прекалено дълги, неясни или общи заглавия, като например “Въпрос”, “Съобщение” или “Помощ”. Не използвайте само главни букви, тъй като това може да се разбере като викане или агресия.

Неправилна или липсваща структура

Трябва да спазвате основната структура на бизнес писмото, която включва поздрав, въведение, основна част, заключение и припис. Трябва да разделяте текста на абзаци, подточки и номерация за по-добра четимост и организация. Не използвайте прекалено дълги или сложни изречения, а бъдете конкретни и логични.

Неправилен или липсващ подпис

Трябва да завършите писмото с подходяща форма на прощаване, като например “С уважение”, “С най-добри пожелания” или “С приятелски поздрави”. Трябва да подпишете ръчно писмото и да напишете името си отдолу. Трябва да посочите и контактните си данни, като телефон, електронна поща или адрес.

Правописни или граматични грешки

Трябва да проверявате хубаво правописа и граматиката на писмото преди да го изпратите. Много често в бързината и текущата работа се изпращат съобщения с грешки. Това може да ви коства сделки и създаване на лошо впечатление още в началото на комуникацията. Можете да използвате спелчекер или друг инструмент за проверка на правописа и граматиката.

Неподходящ тон или стил

Трябва да използвате професионален, уважителен и положителен тон и стил на писане. Не използвайте емотикони, съкращения, жаргон или вулгарен език. Не изразявайте емоции, преувеличения или обиди. Не правете предположения, аргументирайте факти. Не изпращайте писма, когато сте разгневени, разочаровани или развълнувани, а изчакайте да се успокоите и да помислите.

-------
Ако темата ви харесва, споделете я с приятели. Ако са възникнали въпроси, задайте ги в коментарите по-долу. След седмица проверете за отговора.
----------------