GAP анализ | dLambow

(GAP analysis) -

GAP анализ - какво да знаем и как да го използваме?

Какво е GAP анализ?

GAP анализ е метод за стратегическо планиране, който помага да се разбере къде се намира организацията, къде иска да стигне и как да го направи. GAP анализът сравнява текущото и желаното състояние на:

• - организацията,
• - отдела,
• - целта,
• - проекта

и определя действията, които трябва да се предприемат, за да се запълни разликата между тях. GAP анализът може да се използва за всякакви организации:

• - производствени,
• - търговски или
• - услуги.

GAP анализ (GAP analysis)

Същност на GAP  анализа

GAP  анализът е средството, чрез което една компания може да разпознае текущото си състояние - чрез измерване на време, пари и труд - и да го сравни с целевото си състояние. Като дефинира и анализира тези пропуски, мениджърският екип може да създаде план за действие, за да придвижи организацията напред и да запълни пропуските в ефективността.

Защо е важен GAP анализът?

GAP анализът е важен, защото помага на организацията:

• - да определи своите силни и слаби страни,
• - да разбере какви са нейните възможности и заплахи,
• - да измери своя напредък към постигане на своите цели и
• - да планира действията, които трябва да предприеме, за да подобри своето положение.

GAP анализът е полезен инструмент за стратегическо управление, който може да се прилага в различни области, като:

• - производство,
• - маркетинг,
• - финанси,
• - качество,
• - човешки ресурси и др.

 

GAP анализът може да помогне на организацията да:

• Идентифицира пропуски или несъответствия между текущото и желаното състояние;
• Анализира причините и последствията от тези пропуски или несъответствия;
• Определя приоритетите и ресурсите, необходими за запълване на пропуските или несъответствията;
• Създава план за действие с конкретни задачи, отговорности, срокове и показатели за изпълнение;
• Изпълнява плана за действие и следи резултатите от него;
• Оценява ефективността на плана за действие и прави корекции при необходимост.

Принципи за GAP анализ

Кои са основните принципи при провеждане на GAP анализ?

• Определяне на текущото и желаното състояние на организацията, процеса, целта или проекта, които се анализират;
• Сравняване на текущото и желаното състояние и измерване на разликата или пропуска между тях;
• Анализиране на причините и последствията от разликата или пропуска;
• Определяне на приоритетите и ресурсите, необходими за запълване на разликата или пропуска;
• Създаване на план за действие с конкретни задачи, отговорности, срокове и показатели за изпълнение;
• Изпълняване на плана за действие и следене на резултатите от него;
• Оценяване на ефективността на плана за действие и правене на корекции при необходимост.

Как да направя GAP анализ?

За да направите GAP анализ, можете да следвате следните стъпки:

• - Определете текущото и желаното състояние на организацията, процеса, целта или проекта, които се анализират. Това може да включва определяне на мисията, визията, ценностите и целите на организацията.

• - Сравнете текущото и желаното състояние и измерете разликата или пропуска между тях. Това може да включва анализ на силните и слаби страни, възможностите и заплахите, показателите за ефективност и удовлетвореност на клиентите.

• - Определете приоритетите и ресурсите, необходими за запълване на разликата или пропуска. Това може да включва анализ на причините и последствията от разликата или пропуска, определяне на задачи, отговорности, срокове и бюджети.

• - Създайте план за действие с конкретни задачи, отговорности, срокове и показатели за изпълнение. Това може да включва избор на подходящи стратегии, методи и инструменти за реализация на плана.

• - Изпълнете плана за действие и следете резултатите от него. Това може да включва мониторинг, контрол, оценка и корекция на плана по време на изпълнението му.

• - Оценете ефективността на плана за действие и направете корекции при необходимост. Това може да включва сравняване на резултатите с целите, анализиране на отклоненията и причините за тях, предлагане на подобрения и препоръки.

Пример за GAP анализ на малка фирма

Ето един пример за GAP анализ, който може да ви помогне да разберете как се извършва този метод.

Предположете, че сте ръководител на малка фирма за производство на мебели и искате да увеличите продажбите си с 20% до края на годината. За да постигнете тази цел, трябва да направите GAP анализ, който да ви покаже какво трябва да направите, за да запълните разликата между текущото и желаното състояние на фирмата ви.

Ето как може да изглежда GAP анализът за вашата малка фирма:

Определете желаното състояние на фирмата ви.

Това е целта, която искате да постигнете. В този случай, желаното състояние е да увеличите продажбите си с 20% до края на годината. Това означава, че ако текущите ви продажби са 100 000 лева на месец, то желаните ви продажби са 120 000 лева на месец.

Анализирайте текущото състояние на фирмата ви.

Това е ситуацията, в която се намирате в момента. За да анализирате текущото състояние, трябва да измерите показателите, които са свързани с целта ви. В този случай, тези показатели могат да бъдат броят на клиентите, броят на поръчките, стойността на поръчките, степента на удовлетвореност на клиентите и др. 

Например, ако анализирате броя на клиентите, може да установите, че имате 500 редовни клиента и 100 нови клиента на месец. Ако анализирате броя на поръчките, може да установите, че имате 600 поръчки на месец, от които 300 са за стандартни мебели и 300 са за персонализирани мебели. 

Ако анализирате стойността на поръчките, може да установите, че средната стойност на поръчка за стандартни мебели е 100 лева, а за персонализирани мебели е 200 лева. Ако анализирате степента на удовлетвореност на клиентите, може да установите, че 80% от клиентите са доволни от качеството и доставката на мебелите ви.

Определете разликата или пропуска между текущото и желаното състояние.

Това е разстоянието, което трябва да преминете, за да постигнете целта си. За да определите разликата или пропуска, трябва да извадите текущото състояние от желаното състояние по всеки показател. В този случай, разликата или пропуска по продажби е 20 000 лева на месец (120 000 - 100 000). За да запълните тази разлика или пропуск, трябва да увеличите продажбите си с 20% на месец. 

Това може да се постигне по различни начини, като например увеличаване на броя на клиентите, увеличаване на броя на поръчките, увеличаване на стойността на поръчките, увеличаване на степента на удовлетвореност на клиентите и др. За да определите какво трябва да направите, за да увеличите продажбите си по всеки от тези начини, трябва да анализирате причините и последствията от разликата или пропуска по всеки показател.

Определете действията, които трябва да предприемете, за да запълните разликата или пропуска.

Това е планът за действие, който трябва да изпълните, за да постигнете целта си. За да определите действията, трябва да изберете подходящи стратегии, методи и инструменти, които ще ви помогнат да увеличите продажбите си по всеки от начините, които сте определили. 

Например, ако искате да увеличите броя на клиентите, може да изберете стратегии като реклама, препоръки, лоялностни програми и др. Ако искате да увеличите броя на поръчките, може да изберете методи като промоции, отстъпки, подаръци и др. Ако искате да увеличите стойността на поръчките, може да изберете инструменти като крос-селинг, ап-селинг, персонализация и др. 

За всяко действие, което определите, трябва да определите и ресурсите, които ще ви трябват, като например време, пари, хора и др. Също така, трябва да определите и показателите за изпълнение, които ще ви помогнат да следите напредъка си към целта си.

Изпълнете плана за действие и следете резултатите от него.

Това е процесът на реализация на плана за действие и оценка на ефективността му. За да изпълните плана за действие, трябва да разпределите задачите, отговорностите и сроковете между членовете на екипа си и да ги мотивирате да работят към целта си. За да следите резултатите от плана за действие, трябва да мониторирате показателите за изпълнение и да анализирате отклоненията от желаното състояние. Ако има такива отклонения, трябва да анализирате причините за тях и да предложите подобрения или корекции.

Оценете ефективността на плана за действие и направете корекции

Оценката на ефективността от изпълнението на плана за действие при GAP анализ е процес, който има за цел да измери и оцени резултатите, постигнати от действията, предприети за запълване на разликата или пропуска между текущото и желаното състояние. Оценката на ефективността може да се извършва по различни начини, в зависимост от спецификата на организацията, процеса, целта или проекта, които се анализират. Някои от общите стъпки за оценка на ефективността са:

• Сравняване на показателите за изпълнение с целите и очакванията, определени в плана за действие;
• Анализиране на отклоненията от желаното състояние и причините за тях;
• Предлагане на подобрения или корекции на плана за действие при необходимост;
• Създаване на отчет или презентация за резултатите от оценката на ефективността;
• Споделяне на отчета или презентацията със заинтересованите страни и получаване на обратна връзка.

Има ли нещо друго важно за GAP анализ, което сме пропуснали до тук?

Оценка на рисковете

GAP анализът може да се използва не само за определяне на действията, които трябва да се предприемат, за да се постигнат целите, но и за оценка на рисковете, свързани с тези действия. Това може да помогне на организацията да идентифицира и управлява потенциалните проблеми, заплахи или загуби, които могат да възникнат при изпълнението на плана за действие.

Анализиране на отделни процеси, продукти или услуги

GAP анализът може да се използва не само за анализиране на организацията като цяло, но и за анализиране на отделни процеси, продукти или услуги. Това може да помогне на организацията да подобри качеството, ефективността и конкурентоспособността на това, което предлага на своите клиенти.

Анализиране на сценарии за бъдещето

GAP анализът може да се използва не само за анализиране на текущото и желаното състояние, но и за анализиране на различни възможни сценарии за бъдещето. Това може да помогне на организацията да бъде готова за промени в околната среда, пазара или технологиите, които могат да повлияят на нейните цели и дейности.

-------
Ако темата ви харесва, споделете я с приятели. Ако са възникнали въпроси, задайте ги в коментарите по-долу. След седмица проверете за отговора.
----------------