Инвентаризация | dLambow

Инвентаризация - същност, организация и провеждане

Какво е инвентаризация?

Определение

Инвентаризация е процесът на подготовка и проверка, чрез различни способи, на натуралните и стойностните параметри на активите и пасивите на предприятие или организация към определена дата, с последващо съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни и установяване на евентуалните разлики с цел осъществяване на вътрешно финансов контрол.

Понятие за инвентаризиране

Понятието инвентаризиране (в англ. inventory counts, physical inventory) произхожда от термина “инвентар” (от късно латинското inventarium - със значение на опис на имущество), който означава съвкупност от различни предмети със стопанско, производствено или обществено предназначение, а следователно инвентаризирането е процес на преглед и проверка по опис на документално осчетоводеното имущество във фирма, обществена организация или държавно бюджетна институция.

Инвентаризация (Inventory)

Инвентарни книги

Инвентаризация е всяка периодична финансова проверка и документирано потвърждение за фактическото наличие и състояние на материални и финансови активи и друг инвентар, според дейността (посуда, екипировка, имущество…) на едно дружество, счетоводно заведени в инвентарните книги и приети за съхранение от материално отговорните лица в съответните обекти - складове, магазини, цехове, офиси и т.н.

Инвентарни карти

За наличния инвентар, зачислен в баланса на организацията, се завеждат инвентарни карти и им се прикача инвентарен номер, който трябва да е прикрепен към инвентара даже в случаите, че той се отдава за ползване под наем. Реда за неговото определяне се разработва от ръководството на юридическото лице и се фиксира в метода за счетоводно отчитане на дейността. А чрез инвентаризиране се прави оценка за наличността и състоянието на осчетоводеното имущество, контролира се движението на основни средства и материални запаси и се осъществява финансов контрол върху цялостната дейност.

Участници

Извършването на инвентаризацията е процес, в който са ангажирани не само счетоводителите. В този процес задължително се включват управителите на съответното предприятие, материално-отговорните лица и одиторите, като за всяко едно лице е отредена специфична и незаменима роля.

Проверка на фактическото състояние

В хода на всяко инвентаризиране се съставя инвентаризационен протокол, в който се отразява фактическото състояние на инвентаризираните обекти. В съответствие със законодателството, инвентаризации в предприятия, организации и институции се провеждат поне веднъж годишно около датата на годишния финансов отчет за дейността на юридическото лице, което се проверява. Проверката обхваща всякакви стоково материални ценности, основни средства, оборотни фондове, пари в брой в касата, финансови вземания и задължения и т.н.

Установяване на липси и излишъци

Всяко юридическо лице е длъжно да води отчет за своите основни средства, като отразява документално тяхното постъпване, въвеждане в експлоатация, монтаж, ремонт, условия за съхранение и използване, естествени фири и фира в продукти и суровини, а чрез инвентаризацията да констатира наличието на липси и / или излишъци и начините за тяхното компенсиране и отписване от счетоводната документация. Цялата тази информация се отразява в счетоводния отчет и в годишния финансов отчет за дейността.

Как се прави инвентаризация?

Как се прави инвентаризация? (How is inventory done?)

-Фактическата проверка на активите и пасивите

Фактическата проверка на активите и пасивите на предприятието при тяхното инвентаризиране се осъществява чрез прилагането на различни способи и при изпълнението на определени процедури:

• - преброяване,
• - претегляне,
• - измерване и пр.,

осигуряващи обективна и достоверна информацията за техните количествени и стойностни параметри. По време на практическото осъществяване на инвентаризацията, когато се извършва установяване на фактическите наличности в натура, приемането и отпускането на активи, подлежащи на инвентаризация се прекратява.

-Практическата реализация на инвентаризацията

При практическата реализация на инвентаризацията е необходимо да се спазват както нормативно, така и вътрешно определените (напр. вътрешни инструкции за инвентаризация на активите и пасивите в предприятието) правила и принципи, осигуряващи нейната достоверност и законосъобразност.

-Фактическите проверки на наличностите

Фактическите проверки на наличностите от материални запаси трябва да стават само в присъствието на съответните материалноотговорни лица.

-Документи за приходи и разходи

Преди всяка инвентаризация на отчетен обект, лицата с повереното им за опазване имущество на предприятието декларират дали до началото на съответната инвентаризация всички документи за прихода и разхода на подлежащите на инвентаризиране активи и пасиви са предадени в счетоводството, дали в тях не са останали непредадени или неотчетени такива документи и какви са данните за номера и датата на последните документи по прихода и по разхода за съответните обекти на инвентаризиране.

-Инвентаризация по местонахождение

Инвентаризацията на всички видове реално видими активи (дълготрайни материални и нематериални активи, краткотрайни активи - материални запаси, парични средства и движими ценности) се извършва съобразно местонахождението им и отговорните лица, на които са поверени за съхраняване.

-Инвентаризация по документация

Инвентаризацията на някои видове материални запаси, зачислени срещу разписки на персонала за продължително използване, може да се извършва по документация (разписки и пр.), намираща се при материалноотговорното лице, ако тези разписки са издадени през отчетния период.

-Инвентаризиране с фактическа проверка и преглед на регистрите

Инвентаризирането на разчетните взаимоотношения може да се осъществи чрез фактическа проверка на всяко вземане и задължение съобразно неговата реална възвръщаемост (събираемост).  Практически тя се извършва чрез преглед на съответните счетоводни регистри, изпращане на писма с приложени към тях справки или извлечения от сметките на всички дебитори и кредитори - с искане да потвърдят съответните остатъци.

-Собствен капитал

Собственият капитал на предприятието с неговите съставни части - основен и допълнителен капитал (под формата на акции и дялове), резерви (законови и допълнителни) и финансов резултат, се инвентаризира въз основа на съответните идентифициращи го документи.

-Разходи и приходи за бъдещи периоди

Разходите и приходите за бъдещи периоди се инвентаризират документално.

Годишен план за инвентаризации

Като начален елемент от етапа на подготовка за провеждане на инвентаризации, се започва с разработването на годишен план за инвентаризиране на:

• - активите и пасивите,
• - помощния и оборотен инвентар и
• - стоково материалните ценности на съответното предприятие или организация.

В плана се посочват:

• - отделните обекти, подлежащи на проверка, с техните конкретни особености,
• - броя на инвентаризациите, които ще се извършват през отчетния период,
• - вида на проверките.

като те са съобразени с нормативните изисквания посочени в закона за счетоводството, чл.34 т.1.

Поради спецификата на някои обекти, еднократното им инвентаризиране често не може да осигури необходимата надежност от тяхното управление. За тях ръководството на предприятието може да назначи повече от една инвентаризация. В годишния инвентаризационен план се посочват обектите с повече от една инвентаризации и съответно периодът от време, през който те ще се извършат.

Същност на инвентаризацията

Метод на финансов контрол чрез проверка

Същност на всяка инвентаризация е това, че тя представлява продължение на счетоводния способ за проверка и установяване на действителното състояние на физическите и стойностните параметри на отчетните активи и пасиви на предприятието към определена дата, чрез който се прави съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни по счетоводните документи и регистри и по този начин се установяват на евентуалните излишъци и/или липси. Това е метод на финансов контрол чрез проверка фактическото състояние на активите и пасивите със счетоводните данни - начин за периодично отчитане, който допълва текущото счетоводно отчитане.

Необходимост от проверка

Необходимостта от фактическа проверка чрез инвентаризация възниква поради факта, че формалното счетоводно документиране не може да обхване протичащи в предприятието процеси като

•     -    кражби,
•     -    злоупотреби,
•     -    погиване на активи поради стихийни бедствия,
•     -    естествените промени в количествата на стоково-материалните запаси от изпаряване, съхнене, разпиляване, залежаване на материали, негодност на активите за употреба и др.

Периодични и внезапни инвентаризации

Взависимост от това, че е невъзможно да се обхванат и отразят всички изменения в отчетните единици с документиране състоянието на инвентара и поради непредвидени ситуации се появяват различия в състоянието на активите, пасивите и тяхното счетоводно отчитане, ето заради това са необходими периодични и внезапни инвентаризации. Те са един от елементите на счетоводния метод и представляват способ за периодични проверки на стопанските средстава. Тя се изразява в

• - измерване,
• - преброяване и
• - претегляне.

Някои автори по фирмено счетоводство дори обединяват инвентаризирането и счетоводно документиране в един способ, но разликата е в това, че чрез първото се документират протекли стопански операции, независимо от волята на хората, при което реално се проверяват активите и пасивите, съпоставени с тези по документираните счетоводни данни към определен момент.

Установяване на фактическите разлики

В резултат на горните процеси се появяват различия между действителното състояние на обектите към даден момент и счетоводните данни, които съществуват в документацията за тях. Чрез инвентаризацията се установяват подобни различия, което е продължение на метода на документирането, защото чрез него се установяват и документират фактите, които са дали отражение върху състоянието на активите и пасивите на фирмата, но не са могли да бъдат документирани и отчетени счетоводно по нормалния начин.

 

Нормативна база/основа за инвентаризация

На проверки за фактическата наличност и състоянието на инвентара се подлагат всички:

• - обществени организации (с политически, нестопанска и идеална цел и др.),
• - предприятия, техни обединения (холдинги, консорциуми), стопански организации
• - бюджетни организации, общински и държавни институции, независимо от тяхната юридическа форма, собственост и големина,

е необходимо да инвентаризират имуществото си.

На инвентаризация подлежат:

• - стоково материални ценности;
• - нематериални дълготрайни активи на предприятието;
• - суровини и материални запаси;
• - резервни части;
• - незавършеното производство;
• - оборотен инвентар;
• - паричните средсва на предприятието в касата и по банкови сметки;
• - разчетни взаимоотношения с бюджета, социалното осигоряване, персонала, доставчиците, клиентите и др.;
• - приходи и разходи за бъдещи периоди;
• - условните активи и пасиви на предприятието;
• - финансови вземания и задължения;
• - готова  продукциа.

При всички тези случаи се прави отчитане на естествена фира и фири при тяхното съхранение и транспорт. По този начин се осъществява специфична форма на вътрешно-финансов контрол за установяване фактическото състояние на стоково материалните ценности, активите и пасивите към определена дата. 

 

Нормативни документи за инвентаризация

Нормативните документи за реда по организация и провеждане на инвентаризация са залегнали в:

• - Закон за счетоводството - глава 4,
• - Националните счетоводни стандарти 3 (НСС3) - Инвентаризацията на активите и пасивите на предприятието,
• - Националния сметкоплан - част 1, т. В.
• - Наредба 13а 10403 - за пределните размери на естествените фири, брака и липсите на материални ценности.

Значение на инвентаризирането

Значението на инвентаризирането в реалната счетоводна отчетна дейност на стопанските и нестопанските организации (бизнес), фирми, корпорации, институции, организации с нестопанска цел и др.) се изразява в:

• - Опазване имуществото на предприятието, организацията или институцията, подложена на инвентаризиране;
• - Откриване на грешки при отчитането и осчетоводяването на имуществото;
• - Точно измерване и установяване на отделните активи и пасиви към даден момент;
• - Установяване на естествените фири;
• - Установяване на щети при злоумишлени действия - кражби, присвоявания, повреда и др. п.
• - Установяване точния размер на щетите при природни бедствия - пожар, наводнение, земетресение и др.
• - Установяване на материалната отговорност на лицата;
• - Установяване размера на незавършеното производство или строителство;
• - Уреждане на взаимоотношенията с контрагенти при продажба на имущество.

Кога се извършва (провежда) инвентаризация?

Проверките за фактическа наличност на инвентара се извършват за различни периоди и случаи. Препоръчителна е инвентаризация към 31 декември (по закон е на 2 г.). Други препоръчителни срокове са периодите от - 1 г., 3 м., 6 м. в зависимост от движението на стоково-материалните запаси.

Периодичност на инвентаризацията

Периодичността на инвентаризациите според Закона за счетоводството е както следва:

• - за материалните и нематериалните дълготрайни активи (ДМА и ДНА) най-малко веднъж на 2 години;
• - за материалните запаси всяка година;
• - за останалите активи и пасиви се извършва преди края на годината, т. е. към 31 декември, във връзка със съставяне на годишния счетоводен отчет и изготвянето на ГФО, което означава че тези проверки обикновено се правят около края или началото на годината;
• - при смяна на материално отговорното лице (МОЛ) за конкретен подотчетен обект;
• - но искане на контролен орган, прокуратурата, съда и Сметната палата в установените от закона случаи;
• - по инициатива на ръководителя, удовлетворяваща искане на собственика на предприятието, за всеки случай налагащ проверка - съмнения за кражби, присвояване, злоупотреби;
• - при действия на трети лица;
• - при възникване на природни стихийни бедствия - пожар, наводнение, земетресения и др.
• - при непреодолима сила и случайно събитие.

Отговорност за провеждане на инвентаризация

Отговорността за провеждане на всяка инвентаризация се носи от ръководителя на организацията или предприятието, който е длъжен със заповед да създаде необходимите условия за нейното провеждане, да определи сроковете и обектите за проверка, състава на инвентаризационната комисия, както и нейния ръководител.

Ред и срокове на проверката

Така, конкретния ред и срокове за провеждане на инвентаризациите се определят от ръководителя на предприятието, с изключение на случаите, когато това е предвидено в закон за определени ситуации. Те се провеждат за потвърждение правилността и достоверността на данните в счетоводния отчет и за осъществяване на финансова отчетност в съответното юридическо лице.

Организация на инвентаризирането

С помощта на Националният счетоводен стандарт се регламентира цялостната организацията и осъществяването процеса на инвентаризиране на активите и пасивите на предприятието или организацията, както и установяването с официален Протокол на резултатите от него.

Това е процеса на подготовка, а след това и на фактическа проверка по различни начини на количествените и стойностните параметри на инвентаризираното имущество към точно определена дата, съпоставено със наличните счетоводни данни, след което се установяват евентуалните разлики, под формата на липси или излишъци.

 

Етапи на инвентаризация

Инвентаризацията е извършването на фактическата проверка за наличностите на инвентара и стоково материалните ценности. Тя се осъществява в описаните в плана за инвентаризации случаи, като това става на няколко етапи и е свързано с протичането на определени инвентаризационни процедури. Етапите на инвентаризация са следните:

1. Подготовка за провеждане.

• - вземане на решение,
• - издаване на заповед,
• - сформиране на комисия,
• - събиране на необходимата документация,
• - проверка и тариране на уредите
• - подготовка на преброителен и измервателен инвентар

2. Провеждане на инвентаризацията

Фактическа проверка на документирания в инвентарните книги инвентар и стоково материални ценности, на отделните елементи на имуществото на предприятието в натурални и стойностни измерители - преброяване, претегляне, премерване -  в натурални и стойностни измерители.

3. Изготвяне на сравнителни ведомости

Съпоставка на установените данните за фактическите наличности на инвентаризираните обекти с данните от счетоводните регистри и инвентаризационни описи по обекти.

4. Обработка и анализ на резултатите

Установяване на евентуални разлики при съпоставяне на данните:

• - евентуални липси и/или излишъци,
• - причините поради които са възникнали:

    = кражби,
    = присвоявания,
    = природни бедствия,
    = естествена фира,
    = фири от естествени процеси на изветряване, разваляне и др. п.

5. Документиране на резултатите от инвентаризацията.

Съставяне на протокол и вземане на решение от ръководителя за компенсиране на установи липси с констатирани излишъци където и когато това е възможно.

6. Документи за инвентаризация

Резултатите от проверката се документират със съставянето на Протокол за инвентаризацията, към който се прилагат:

• - инвентаризационен опис;
• - лист за компенсации (в случаите когато е налице причинно-следствена връзка за един вид стоково-материални запаси СМЗ);
• - акт за проверка на касовата наличност;
• - декларация от МОЛ,
• - инвентаризационен опис,
• - сравнителна ведомост или комбиниран документ,
• - протокол за резултатите от инвентаризацията на разчетите,
• - протокол за компенсиране на липси с излишъци,
• - протокол за одобряване на естествени загуби (фири) и на липси за сметка на предприятието,
• - решение на ръководството за възстановяване на липсите от материалноотговорните лица или акт за начет,
• - протокол за бракуване на активи,
• - протокол за залежали материали,
• - протокол за изписване на вземания с изтекъл давностен срок.
  

7. Протокол за инвентаризация

Инвентаризационната комисия проверява правилността на съставените сравнителни ведомости и съставя Протокол за инвентаризация, в който включва заключения, решения и предложения. В протокола се посочват, с необходимите подробности, причините и виновниците за липсите и загубите, а също и мерките, които са взети срещу виновните лица. Протоколът на инвентаризационната комисия се одобрява от управителя на предприятието.

8. Осчетоводяване на резултатите от проверката

Резултатите от извършената инвентаризация се включват в годишния счетоводен отчет. Резултатите от инвентаризацията се осчетоводяват от отдел счетоводство в рамките на месеца, за който се отнася инвентаризацията. По изключение, при инвентаризиране на големи обекти, когато инвентаризацията продължава дълго време и не е възможно резултатите да бъдат осчетоводени за същия месец, се разрешава по преценка и под лична отговорност на управителя и на главния счетоводител на предприятието това да стане за месеца през който са завършени работите по инвентаризирането.

Резултатите от започналата инвентаризация през годината се осчетоводяват задължително в рамките на годишното приключване. В обяснителната записка към годишния отчет се предвижда задължително раздел “Инвентаризации”, към който се прилага ведомостта за резултатите от инвентаризацията на МДА и НДА, съдържаща данни за резултатите от проведените през годината инвентаризации с цел вътрешен финансов контрол.

На инвентаризиране подлежат както активи, така и пасиви имащи възможности за промени през отчетния период. 

Видове инвентаризации (класификации)

Видовете инвентаризации могат да бъдат доста различни, в зависимост от избрания признак за тяхната класификация. Ето кои са основните видове:

В зависимост от повода и времето за извършване на проверка

- Планови (редовни) - включени в годишния план

Провеждат се според установения и приет план-график, в който съгласно Закона за счетоводството, са определени всички инвентаризации, които задължително се провеждат през определени периоди от време.

- Извънпланови

Провеждат извън определения график, поради бедствие, злоупотреби.

- Извънредни (които не са планирани предварително)

Провеждат се извън установения план-график и във връзка с възникването на определени събития, който налагат проверка на имуществото на предприятието, като:

• - кражби,
• - присвоявания,
• - злоупотреби,
• - смяна на материално отговорното лице (МОЛ)
• - по инициатива на ръководството на предприятието;
• - по искане на контролния съвет, прокуратурата, съда и Сметната палата;
• - стихийни бедствия;
• - при прекратяване на дейността на организацията,
• - при ликвидация и други.

- Повторни

Възможно е да се провеждат и повторни инвентаризации в случаите когато резултатите от вече проведени такива, предизвикват съмнения. Значение имат също и текущите проверки, които се провеждат постоянно или са част от текущата дейност на предприятието. С това не се изчерпват всички видове инвентаризации, нито тяхната класификация, но е достатъчно придобие представа за възможностите и приложението им.

Поради спецификата на някои обекти, еднократното им инвентаризиране често не може да осигури необходимата надежност за тяхното управление. За тях ръководството на предприятието може да назначи повече от една инвентаризация. В годишния инвентаризационен план се посочват обектите с повече от една инвентаризации и съответно периодът от време, през който те ще се извършат.

- Инцидентни,

В зависимост от обхвата

- Пълни (проверяват се всички обекти на отчитане)

Обхващат всички счетоводни обекти на предприятието, подлежащи на проверка и контрол:

•     = финансови задължения,
•     = стоки и имущества на организацията (всички материално отговорни лица)

и се извършва преди съставянето на годишния отчет, като обхващат всички видове активи и пасиви (характеризира се с голяма трудоемкост).

- Частични (проверява се само отделен обект на отчитане) и др.

Обхващат определена стокова група (материали или стоки на склад, касова наличност…), напр. при корекция в цените или за част от обектите или обхваща само определена група от средства подотчетни само на част от материално отговорните лица (МОЛ), като се извършват няколко пъти през годината. Или такива, които обхващат само отделни подразделения или отделна група обекти, като например проверка на паричните средства в касата на предприятието, установяване на естествената фири и фирите при съхранение и транспорт на продукти, материали и суровини и др.

- Тематични

Предизвикани от конкретна потребност- смяна на материално отговорното лице, при залежаване на стоки и др.

- Комплексни

За проверка на взаимно свързани обекти.

Според обстоятелствата, които налагат проверка:

• - кражба,
• - естествено изветряване,
• - разпиляване,
• - износване,
• - похабяване от времето или от употреба,
• - злоупотреби и присвояване

Според вида на проверяваните обекти:

• - на дълготрайните активи,
  - на стоковите наличности,
  - на вземанията и задълженията,
  - на материалните запаси,
  - на паричните средства (касова наличност) и др.
  

----------------