Как се пише писмо? | dLambow

(How to write a letter?) -

Как се пише писмо и в какви случаи се използва?

Какво точно е писмо?

Писмото е писмено съобщение на определен език, предавано по един или друг начин от един човек на друг. Писмото може да бъде изпратено по пощата, по електронна поща, по факс или по други средства. Писмото може да има различна цел и стил, в зависимост от това кой е адресатът и какво искате да му кажете.

Как се пише писмо? (How to write a letter)?

Определение за писмо

Писмото е написан текст, адресиран към някого. Писмото може да бъде официално, лично, поздравително, препоръчително и т.н. Писмото се поставя в плик за изпращане до адресата или се изпраща по друг начин.

Какви видове писма има?

Има различни видове писма, в зависимост от тяхната цел, стил и начин на изпращане. Някои от основните видове писма са:

Официални писма

Те са адресирани до институции, организации или служебни лица и имат строго определена форма и език. Те се използват за подаване на заявления, жалби, молби, предложения и т.н. Официалните писма трябва да съдържат заглавие, обръщение, встъпление, основна част, заключение и подпис.

Лични писма

Те са адресирани до приятели, роднини или познати и имат свободна форма и език. Те се използват за изразяване на чувства, мнения, новини, благодарности и т.н. Личните писма трябва да съдържат обръщение, встъпление, основна част, заключение и подпис.

Любовни писма

Те са адресирани до обекта на чувствата на подателя и имат емоционален и романтичен стил и език. Те се използват за изразяване на любов, страст, желание и т.н. Любовните писма трябва да съдържат обръщение, встъпление, основна част, заключение и подпис.

Мотивационни писма

Те са адресирани до потенциални работодатели или учебни институции и имат убедителен и аргументиран стил и език. Те се използват за представяне на кандидата, неговите качества, опит и мотивация за кандидатстване за работа или обучение. Мотивационните писма трябва да съдържат заглавие, обръщение, встъпление, основна част, заключение и подпис.

Начин на изпращане на писмата

В зависимост от начина на изпращане, писмата могат да бъдат:

• - хартиени или
• - електронни. 

• Хартиените писма се поставят в плик и се изпращат по пощата или куриер. 

• Електронните писма се изпращат по електронна поща или други онлайн платформи. Електронните писма имат предимството да достигат до получателя много по-бързо и лесно от хартиените писма.

Кои са основните части на писмо?

Основните части на писмо са:

Заглавие

Това е горната част на писмото, където се посочват данните на подателя и получателя, мястото и датата на изпращане, и предметът или целта на писмото. Заглавието трябва да бъде ясно и точно, за да се идентифицира лесно писмото.

Тяло на писмото

Това е основната част на писмото, където се излага съдържанието на писмото, разделено на встъпление, развитие и заключение. Тялото трябва да бъде логично и аргументирано, за да се постигне целта на писмото.

Заключение

Това е крайната част на писмото, където се изразява благодарност, уважение или молба към получателя, и се поставя формула за учтивост. Заключението трябва да бъде кратко и учтиво, за да се остави добро впечатление.

Подпис

Това е частта, където подателят поставя своя подпис, име и фамилия, служебно звание или функция. Подписът трябва да бъде четлив и съответстващ на заглавието.

Как да напиша заглавие на писмото?

За да напишете заглавие на писмото, трябва да следвате следните стъпки:

Посочете данните на подателя

Това са името, адресът, телефонният номер, електронната поща и други контактни данни на лицето или организацията, което изпраща писмото. Тези данни се пишат в горния ляв ъгъл на писмото.

Посочете данните на получателя

Това са името, адресът и други контактни данни на лицето или организацията, до което е адресирано писмото. Тези данни се пишат под данните на подателя, но в дясната част на писмото.

Посочете мястото и датата

Това е мястото, откъдето се изпраща писмото, и датата, когато то е написано. Тези данни се пишат под данните на получателя, в дясната част на писмото. Пример: Стара Загора, 14 юли 2023 г.

Посочете предмета или целта на писмото

Това е кратко изразяване на темата или повода на писмото. Този елемент не е задължителен, но помага за бързото идентифициране на съдържанието на писмото. Предметът се пише под мястото и датата, в лявата част на писмото, и се обозначава с думата "Относно:". Пример: Относно: Запитване за курс по английски език.

Какво е основна част на писмото?

Основната част на писмото е тялото, където се излага съдържанието на писмото, разделено на встъпление, развитие и заключение. Тялото трябва да бъде логично и аргументирано, за да се постигне целта на писмото.

Какво е встъплението на писмото?

Встъплението на писмото е началната част на писмото, в която се представя подателят, се изразява обръщение към получателя и се излага целта или повода на писмото. Встъплението на писмото е важно, защото тя създава първото впечатление за подателя и привлича вниманието на получателя. Встъплението на писмото трябва да бъде кратко, ясно и учтиво.

В зависимост от типа на писмото, встъплението може да има различна форма и съдържание. Например:

- В официалните писма

Встъплението трябва да съдържа заглавие, обръщение към получателя с неговото служебно звание и име, и кратко изложение на целта на писмото. Пример: Заявление за отпуск. Уважаеми г-н Иванов, С настоящото Ви подавам заявление за годишен отпуск за периода от 15.07.2021 г. до 3.07.2021 г.

- В личните писма

Встъплението трябва да съдържа обръщение към получателя с неговото име или прякор, и кратко изразяване на радост или интерес за него. Пример: Скъпа Мария, Как си? Отдавна не сме се чували. Надявам се, че всичко е добре при теб.

- В любовните писма

Встъплението трябва да съдържа обръщение към получателя с неговото име или прякор, и кратко изразяване на чувства или желание за него. Пример: Моят ангеле, Много ти липсваш. Не мога да спра да мисля за теб. Искам да те видя скоро.

- В мотивационните писма

Встъплението трябва да съдържа обръщение към получателя с неговото служебно звание и име, и кратко представяне на кандидата и неговата мотивация за кандидатстване за работа или обучение. Пример: Уважаема г-жа Петрова, Казвам се Иван Иванов и се кандидатствам за позицията на маркетинг асистент във вашата фирма. Имам бакалавърска степен по маркетинг от Университета по национално и световно стопанство и голям интерес към тази област.

Какво включва заключението в писмото?

Заключението в писмото включва повторение на основната идея или цел на писмото, изразяване на очаквания или молби към получателя, и благодарност за вниманието или сътрудничеството. Заключението трябва да бъде кратко и учтиво, за да се остави добро впечатление.

Как се оформя писмо?

Един възможен начин да се оформи писмо като структура и бланка за подсещане с мястото и последователността на основните елементи на писмото е следният:

Образец за съставяне на писмо - примерен формат:

---------------------------------------------

Данни на подателя
(име, адрес, телефон, електронна поща и др.)
                                Данни на получателя
                                (име, адрес и др.)

                                Място и дата
                                (град, ден, месец, година)

Относно: Предмет или цел на писмото

Обръщение
(формула за учтивост към получателя)

Встъпление
(представяне на подателя, изразяване на повод или цел на писмото)

Развитие
(излагане на съдържанието на писмото, аргументиране на идеи или мнения, посочване на факти или примери)

Заключение
(повторение на основната идея или цел на писмото, изразяване на очаквания или молби към получателя, благодарност за вниманието или сътрудничеството)

Затваряне
(формула за учтивост към получателя)

Подпис
(име и фамилия, служебно звание или функция)

------------------------------------------

Изпращане на писмото

Информация за пликовете за писма

Пликовете за писма са хартиени калъфи, които се използват за опаковане и изпращане на писмени съобщения или документи по пощата или куриер. Пликовете за писма могат да бъдат различни по вид, размер, цвят, форма и начин на затваряне. Ето някои основни аспекти, които трябва да знаете за пликовете за писма:

- Видове пликове

Има много видове пликове за писма, в зависимост от тяхната форма, дизайн и функционалност. Някои от най-често срещаните видове са:

•   =Пощенски пликове - това са стандартни пликове за писма, които са подходящи за изпращане на листи, фактури, картички и други хартиени материали. Те обикновено са бели или кафяви и имат различни размери, които отговарят на стандартите за пощенски формати. Например: C6 (114 x 162 mm), DL (110 x 220 mm), C5 (162 x 229 mm), C4 (229 x 324 mm), B4 (250 x 353 mm) и др. Пощенските пликове могат да имат прозорец или не, в зависимост от това дали адресът на получателя е видим или не.

•   =Квадратни пликове - това са пликове за писма, които имат квадратна форма и са подходящи за изпращане на картички, покани, сертификати и други хартиени материали. Те обикновено са цветни или декорирани и имат различни размери, например: 100 x 100 mm, 120 x 120 mm, 140 x 140 mm, 160 x 160 mm и др. Квадратните пликове нямат прозорец и се залепват с лепило или самозалепваща лента².

•   =Мини пликове - това са малки пликове за писма, които са подходящи за изпращане на визитки, ваучери, билети и други малки хартиени материали. Те обикновено са цветни или декорирани и имат различни размери, например: 55 x 85 mm, 65 x 95 mm, 70 x 100 mm и др. Мини пликовете нямат прозорец и се залепват с лепило или самозалепваща лента².

•   =Пликове с разширяемо дъно - това са пликове за писма, които имат специална конструкция, която им позволява да увеличават обема си в зависимост от дебелината на хартиените материали, които съдържат. Това ги прави подходящи за изпращане на повече или по-дебели документи. Тези пликове обикновено са бели или кафяви и имат стандартни размери като C4 или B4. Тези пликове нямат прозорец и се залепват с лепило или самозалепваща лента³.

- Избор на плик

При избор на плик за писмо, трябва да се имат предвид няколко фактора, като:

•   =Размерът на плика - той трябва да бъде подходящ за размера на хартиените материали, които се изпращат. Не е добре да се използва прекалено голям или прекалено малък плик, защото това може да повреди съдържанието или да увеличи разходите за пощенски услуги. Като правило, пликът трябва да бъде с един размер по-голям от хартиения материал, който съдържа.

•   =Цветът и дизайнът на плика - те трябва да бъдат подходящи за повода и целта на писмото. За официални или бизнес писма е препоръчително да се използват неутрални цветове като бял или кафяв, без декорации или рисунки. За лични или неформални писма може да се използват по-живи цветове или декорирани пликове, които да отразяват характера или интересите на подателя или получателя.

•   =Начинът на затваряне на плика - той трябва да бъде сигурен и удобен за подателя и получателя. Най-често използваните начини на затваряне са лепилото или самозалепващата лента, които гарантират, че пликът не може да бъде отворен без следи. Други начини на затваряне са восъчните печати, скобите или шнуровете, които могат да добавят стил или оригиналност на плика.

- Надписване на плика за писмо

При надписване на плика, трябва да се спазват следните правила:

•   =Писането на адреса на получателя - той трябва да бъде написан в долната дясна част на лицевата страна на плика. Адресът трябва да бъде ясен и точен, без излишни абревиатури или скрачавания. Адресът трябва да включва името и фамилията на получателя, улицата и номера, пощенския код и града, държавата (ако е международно писмо) и други данни, ако е необходимо. Адресът трябва да бъде написан с големи букви и без точки.

•   =Писането на адреса на подателя - той трябва да бъде написан в горния ляв ъгъл на лицевата страна на плика. Адресът трябва да бъде ясен и точен, без излишни абревиатури или скрачавания. Адресът трябва да включва името и фамилията на подателя, улицата и номера, пощенския код и града

-Начин на изпращане на писмото

За да изпратите писмо, можете да изберете между различни начини, в зависимост от това какво искате да изпратите, къде искате да го изпратите и колко бързо искате да го получи получателят. Ето някои от основните начини за изпращане на писмо:

- Традиционни начини

Това са начини, при които използвате пощенските услуги на Български пощи или други пощенски оператори. Тези начини са подходящи за изпращане на писмени съобщения или документи, които не са спешни или не изискват специално третиране. Някои от традиционните начини са:

  =Пощенска пратка

Това е стандартна пощенска услуга, при която можете да изпратите кореспондентски пратки (писма, картички), малки пакети, печатни произведения, секограми или пощенски колети до 20 кг. Можете да добавите и допълнителни услуги като препоръка (за връчване на определено лице) или обявена стойност (за застраховане на пратката). Пощенската пратка се доставя до посочения адрес или до пощенско отделение.

  =Пощенско съобщение

Това е пощенска услуга, при която можете да изпратите кратко текстово съобщение (например телеграма) до получателя. Пощенското съобщение се доставя до посочения адрес или до пощенско отделение.

  =Пощенски паричен превод

Това е пощенска услуга, при която можете да изпратите парична сума до получателя. Паричният превод може да бъде в български лева или в чуждестранна валута. Паричният превод се доставя до посочения адрес или до пощенско отделение.

- Съвременни начини

Това са начини, при които използвате електронни средства за комуникация, като интернет или мобилни устройства. Тези начини са подходящи за изпращане на писмени съобщения или документи, които са спешни или изискват бързина и удобство. Някои от съвременните начини са:

  =Електронно писмо

Това е електронна услуга, при която можете да изпратите текстово или графично съобщение (например имейл) до получателя. Електронното писмо се доставя до електронната поща на получателя.

  =Куриерска услуга

Това е електронна услуга, при която можете да изпратите хартиени или друг вид материали (например документи, пакети) до получателя. Куриерската услуга се извършва от специализирани фирми, които гарантират бърза и сигурна доставка до посочения адрес.

  =Социални мрежи

Това са електронни платформи, при които можете да изпратите текстово, графично или аудио-визуално съобщение (например чат, месинджър, вайбър) до получателя. Социалните мрежи се достъпват чрез интернет или мобилни устройства.

Остана да изясним следните понятия,

свързани с изпращането на писмо:

Обикновена поща

Това е пощенска услуга, при която писмото се изпраща без специално подсигуряване или доказателство за доставка. Обикновената поща е най-евтиният и най-често използван начин за изпращане на писма, но не предлага гаранция за сигурност или бързина. Обикновената поща може да бъде с предимство (за по-бърза доставка) или без предимство (за стандартна доставка).

Въздушна поща

Това е пощенска услуга, при която писмото се изпраща чрез летателен апарат. Въздушната поща е по-бърз и по-скъп начин за изпращане на писма, особено за международни дестинации. Въздушната поща може да бъде обикновена (без подсигуряване) или препоръчана (с подсигуряване).

Препоръчана поща

Това е пощенска услуга, при която писмото се изпраща с подсигуряване срещу загубване, кражба или повреда. На подателя се издава документ за приемане на писмото, а на получателя се изисква разписка за връчването. Препоръчаната поща предлага по-голяма сигурност и доказателство за доставка, но е по-скъпа от обикновената поща.

Препоръчана поща с обратна разписка

Това е пощенска услуга, при която писмото се изпраща с препоръчана поща, но допълнително се изисква и обратна разписка от получателя. Обратната разписка е документ, който потвърждава, че писмото е доставено до определено лице. Препоръчаната поща с обратна разписка предлага най-голяма сигурност и доказателство за доставка, но е най-скъпият вид пощенска услуга.

Марка или таксуване на писмото

Това е начин за заплащане на пощенската услуга, при която подателят залепва марки на писмото или плаща таксата в брой в пощенското отделение. Марките или таксите зависят от теглото, размера и вида на писмото, както и от дестинацията и начина на доставка. Марките или таксите трябва да бъдат достатъчни за избраната услуга.

----------------